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    <title>Aktenplatz Blog</title>
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    <description>News, Insights und Best Practices zu Dokumentenmanagement, Digitalisierung und DSGVO-konformer Archivierung</description>
    <language>de-DE</language>
    <lastBuildDate>Thu, 13 Aug 2026 00:35:21 GMT</lastBuildDate>
    <pubDate>Wed, 12 Aug 2026 10:00:00 GMT</pubDate>
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      <title>Aktenplatz Blog</title>
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    <copyright>Copyright 2026 Aktenplatz - Ladewig GmbH</copyright>
    <managingEditor>sascha@aktenplatz.de (Sascha Ladewig)</managingEditor>
    <webMaster>sascha@aktenplatz.de (Sascha Ladewig)</webMaster>
    <category>Technology</category>
    <category>Business</category>
    <category>Document Management</category>

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      <title>Die 30-Terabyte-Platte kostet jetzt 1.189 Euro — Ihr Archiv wächst trotzdem weiter</title>
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      <description><![CDATA[RAM plus 311 Prozent, Festplatten plus 125: Die Speicherkrise erreicht die Hosting-Rechnungen. Warum das digitale Archive trifft — und wo die Terabytes wirklich entstehen.]]></description>
      <pubDate>Wed, 12 Aug 2026 10:00:00 GMT</pubDate>
      <author>sascha.ladewig@aktenplatz.de (Sascha Ladewig)</author>
      <category>Cloud &amp; Hosting</category>
      <category>Speicherkosten</category>
      <category>Hosting</category>
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      <category>Datenhygiene</category>
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      <title>Die Stimme stimmte, die Rechnung auch — nur das Konto nicht</title>
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      <description><![CDATA[Fake-President-Schäden: plus 81 Prozent in einem Jahr. KI macht Chef-Betrug und gefälschte Rechnungen fast perfekt — warum am Ende nicht Schulungen den Schaden verhindern, sondern Ihr Freigabeprozess.]]></description>
      <pubDate>Sat, 08 Aug 2026 10:00:00 GMT</pubDate>
      <author>peter.wenzel@aktenplatz.de (Peter Wenzel)</author>
      <category>IT-Sicherheit</category>
      <category>CEO-Fraud</category>
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      <category>Vier-Augen-Prinzip</category>
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      <category>Zahlungsbetrug</category>
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      <title>Der Brief von der Steuerkanzlei kommt nicht zufällig: DATEV hat die Quoten verschärft</title>
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      <description><![CDATA[Für das Label „Digitale DATEV-Kanzlei 2026" müssen 75 % der Mandanten Belege digital liefern. Warum Kanzleien jetzt Pendelordner kündigen — und was der Beleg-Upload allein nicht löst.]]></description>
      <pubDate>Wed, 05 Aug 2026 10:00:00 GMT</pubDate>
      <author>sascha.ladewig@aktenplatz.de (Sascha Ladewig)</author>
      <category>Branchen</category>
      <category>Steuerberater</category>
      <category>DATEV</category>
      <category>Digitale Kanzlei</category>
      <category>Belegerfassung</category>
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      <category>E-Rechnung</category>
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      <title>Ab 2027 nur noch digital: Der Personalordner im Regal hat ein Ablaufdatum</title>
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      <description><![CDATA[Zum 31.12.2026 endet die Befreiung von der elektronischen Führung der Entgeltunterlagen. Warum der Papierordner ab Januar ein Prüfungsrisiko ist – und wie die Umstellung in fünf Monaten gelingt.]]></description>
      <pubDate>Sat, 01 Aug 2026 10:00:00 GMT</pubDate>
      <author>peter.wenzel@aktenplatz.de (Peter Wenzel)</author>
      <category>Digitalisierung</category>
      <category>Digitale Personalakte</category>
      <category>Entgeltunterlagen</category>
      <category>Beitragsverfahrensverordnung</category>
      <category>Betriebsprüfung</category>
      <category>euBP</category>
      <category>Lohnabrechnung</category>
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      <title>Workation: Wenn die Lohnakte mit an die Algarve fährt</title>
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      <description><![CDATA[Der Sommer-Klassiker 2026: Mitarbeiter wollen einige Wochen aus dem EU-Ausland arbeiten. A1 und Steuer sind Formulare – das echte Risiko ist der Dokumentenzugriff über Hotel-WLAN und lokale Kopien.]]></description>
      <pubDate>Thu, 30 Jul 2026 10:00:00 GMT</pubDate>
      <author>sascha.ladewig@aktenplatz.de (Sascha Ladewig)</author>
      <category>Remote Work</category>
      <category>Workation</category>
      <category>Remote Work</category>
      <category>Mobiles Arbeiten</category>
      <category>A1-Bescheinigung</category>
      <category>IT-Sicherheit auf Reisen</category>
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      <title>Bis zu 33 Prozent mehr: Was Microsofts Preiserhöhung über Ihr Cloud-Abo verrät</title>
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      <description><![CDATA[Seit dem 1. Juli kostet Microsoft 365 für Geschäftskunden bis zu 33 Prozent mehr – begründet mit KI, die niemand bestellt hat. Warum jetzt der Moment ist, die Dokumentenablage vom Abo zu entkoppeln.]]></description>
      <pubDate>Sat, 25 Jul 2026 10:00:00 GMT</pubDate>
      <author>peter.wenzel@aktenplatz.de (Peter Wenzel)</author>
      <category>Cloud &amp; Hosting</category>
      <category>Microsoft 365</category>
      <category>Cloud-Kosten</category>
      <category>Preiserhöhung</category>
      <category>Vendor-Lock-in</category>
      <category>Lizenzmanagement</category>
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      <title>Nicht der Hacker war das Problem, sondern der offene Datenbank-Port</title>
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      <description><![CDATA[Bei der Nextcloud GmbH standen 367.000 Datensätze offen im Netz – eine Datenbank ohne Passwort, kein Hacker. Warum dieses Muster jedes DMS trifft, das falsch aufgesetzt ist.]]></description>
      <pubDate>Fri, 10 Jul 2026 10:00:00 GMT</pubDate>
      <author>sascha.ladewig@aktenplatz.de (Sascha Ladewig)</author>
      <category>IT-Sicherheit</category>
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      <title>E-Akte erst 2027: Warum Anwaltskanzleien den Aufschub nicht als Pause verstehen sollten</title>
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      <description><![CDATA[Der Bundestag verschiebt die E-Akte-Pflicht der Gerichte auf 2027. Für Anwaltskanzleien ist das keine Verschnaufpause, sondern zwei weitere Jahre Hybridbetrieb – digital raus, Papier zurück.]]></description>
      <pubDate>Sat, 04 Jul 2026 10:00:00 GMT</pubDate>
      <author>peter.wenzel@aktenplatz.de (Peter Wenzel)</author>
      <category>Branchen</category>
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      <title>DMS einführen, migrieren, umstellen: Woran Projekte scheitern – und zwei neue Leitfäden, die helfen</title>
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      <description><![CDATA[Die meisten DMS-Projekte scheitern nicht an der Software, sondern an der Einführung – an Migration, Betrieb und Change. Warum das so ist, wie Sie es besser machen und welche zwei neuen Leitfäden für Entscheider & IT dabei helfen.]]></description>
      <pubDate>Wed, 01 Jul 2026 09:00:00 GMT</pubDate>
      <author>sascha.ladewig@aktenplatz.de (Sascha Ladewig)</author>
      <category>Best Practices</category>
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      <title>Zurück ins Büro — aber nicht per Dekret: Was das Düsseldorf-Urteil ändert</title>
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      <description><![CDATA[Das Arbeitsgericht Düsseldorf kippt eine Rückkehr-ins-Büro-Anordnung: Kein Anspruch auf Homeoffice — aber wer den Arbeitsort ändert, muss es begründen. Was das für hybride Teams heißt.]]></description>
      <pubDate>Tue, 23 Jun 2026 10:00:00 GMT</pubDate>
      <author>peter.wenzel@aktenplatz.de (Peter Wenzel)</author>
      <category>Remote Work</category>
      <category>Homeoffice</category>
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      <title>Papierkeller leeren 2026: Was darf endlich in den Schredder?</title>
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      <description><![CDATA[Seit 2025 gilt für Buchungsbelege eine Acht-Jahres-Frist — 2026 darf der Jahrgang 2017 weg. Warum „gescannt“ nicht „rechtssicher digitalisiert“ heißt und was vor dem Reißwolf passieren muss.]]></description>
      <pubDate>Sun, 21 Jun 2026 10:00:00 GMT</pubDate>
      <author>sascha.ladewig@aktenplatz.de (Sascha Ladewig)</author>
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      <category>Revisionssichere Archivierung</category>
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    <item>
      <title>Raus aus der Cloud — zurück in den eigenen Keller? Die Rechnung geht selten auf</title>
      <link>https://aktenplatz.de/blog/cloud-repatriation-mittelstand-eigener-server-2026</link>
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      <description><![CDATA[37signals löscht diesen Sommer sein AWS-Konto und spart Millionen. Warum der Weg zurück in den eigenen Serverraum für den Mittelstand trotzdem meist die falsche Lehre ist.]]></description>
      <pubDate>Tue, 16 Jun 2026 10:00:00 GMT</pubDate>
      <author>peter.wenzel@aktenplatz.de (Peter Wenzel)</author>
      <category>Cloud &amp; Hosting</category>
      <category>Cloud Repatriation</category>
      <category>Cloud-Hosting</category>
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      <title>„Wir haben doch ein DMS&quot; — warum das gegen Ransomware fast nichts hilft</title>
      <link>https://aktenplatz.de/blog/ransomware-dms-kein-backup-2026</link>
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      <description><![CDATA[Das BKA meldet 1.041 Ransomware-Angriffe für 2025. Viele Geschäftsführer glauben, ihr DMS schütze die Akten davor. Tut es nicht — jedenfalls nicht so, wie die meisten denken.]]></description>
      <pubDate>Mon, 15 Jun 2026 10:00:00 GMT</pubDate>
      <author>sascha.ladewig@aktenplatz.de (Sascha Ladewig)</author>
      <category>IT-Sicherheit</category>
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      <title>Das Handwerk dokumentiert auf Papier — bis der erste Gewährleistungsstreit kommt</title>
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      <description><![CDATA[42 Prozent der Handwerksbetriebe dokumentieren ihre Baustellen noch auf Papier. Das geht gut — bis ein Kunde nach Jahren einen Mangel reklamiert und der Betrieb beweisen muss, was er verbaut hat.]]></description>
      <pubDate>Sat, 13 Jun 2026 10:00:00 GMT</pubDate>
      <author>peter.wenzel@aktenplatz.de (Peter Wenzel)</author>
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      <title>AI Act verschoben, Dokumentation bleibt: Was im August 2026 trotzdem auf Sie zukommt</title>
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      <description><![CDATA[Der Digital Omnibus hat die Hochrisiko-Pflichten des AI Act um 16 Monate verschoben. Warum das die falsche Erleichterung ist — und wo die KI-Dokumentation jetzt hingehört.]]></description>
      <pubDate>Sun, 07 Jun 2026 10:00:00 GMT</pubDate>
      <author>sascha.ladewig@aktenplatz.de (Sascha Ladewig)</author>
      <category>Compliance</category>
      <category>AI Act</category>
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      <title>Arbeitszeiterfassung wird Pflicht: Die meisten kaufen eine Stechuhr — und vergessen, wohin die Daten danach gehören</title>
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      <description><![CDATA[Im Juni 2026 kommt der Entwurf zur elektronischen Arbeitszeiterfassung. Die Debatte dreht sich um Stechuhren — die wichtigere Frage ist, wo die Aufzeichnungen zwei Jahre lang prüfungsfest liegen.]]></description>
      <pubDate>Fri, 05 Jun 2026 10:00:00 GMT</pubDate>
      <author>peter.wenzel@aktenplatz.de (Peter Wenzel)</author>
      <category>Compliance</category>
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      <category>Arbeitszeitgesetz</category>
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      <title>Die ePA ist Pflicht — aber sie ersetzt Ihr Praxis-DMS nicht</title>
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      <description><![CDATA[Seit Oktober 2025 ist die ePA für Arztpraxen Pflicht, seit Januar 2026 drohen Honorarkürzungen. Warum sie trotzdem nicht das Dokumentenmanagement der Praxis ersetzt.]]></description>
      <pubDate>Tue, 02 Jun 2026 10:00:00 GMT</pubDate>
      <author>sascha.ladewig@aktenplatz.de (Sascha Ladewig)</author>
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      <title>E-Rechnungspflicht 2026: Empfangen können die meisten — archivieren die wenigsten</title>
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      <description><![CDATA[Empfangen können E-Rechnungen inzwischen die meisten Betriebe — revisionssicher archivieren die wenigsten. Warum 2026 das entscheidende Vorbereitungsjahr vor der Versandpflicht 2027 ist.]]></description>
      <pubDate>Sat, 30 May 2026 10:00:00 GMT</pubDate>
      <author>peter.wenzel@aktenplatz.de (Peter Wenzel)</author>
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      <category>Revisionssichere Archivierung</category>
      <category>Buchhaltung</category>
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      <title>EuroOffice und der lange Schatten von Microsoft 365 — was sich 2026 wirklich ändert</title>
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      <description><![CDATA[Die EU drängt Behörden und Mittelstand zu europäischen Office-Alternativen. Was EuroOffice, ONLYOFFICE und Collabora wirklich können — und wo der Stand zwischen Anspruch und Praxis liegt.]]></description>
      <pubDate>Sat, 30 May 2026 10:00:00 GMT</pubDate>
      <author>sascha.ladewig@aktenplatz.de (Sascha Ladewig)</author>
      <category>Digitalisierung</category>
      <category>EuroOffice</category>
      <category>Souveränität</category>
      <category>LibreOffice</category>
      <category>Microsoft 365</category>
      <category>Open Source</category>
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      <title>NIS-2 und Ihr DMS: Pflichten und Stolperfallen für KMU ab 2026</title>
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      <description><![CDATA[Die NIS-2-Richtlinie betrifft mehr Unternehmen als allgemein bekannt — und Ihr Dokumentenmanagement steht direkt im Fokus. Was wirklich Pflicht ist, was nice-to-have, und wo Bußgelder drohen.]]></description>
      <pubDate>Wed, 27 May 2026 10:00:00 GMT</pubDate>
      <author>peter.wenzel@aktenplatz.de (Peter Wenzel)</author>
      <category>Compliance</category>
      <category>NIS-2</category>
      <category>Cyber-Sicherheit</category>
      <category>BSI</category>
      <category>KMU</category>
      <category>Geschäftsführer-Haftung</category>
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      <title>CLOUD Act trifft DSGVO: Warum US-Cloud-Lösungen 2026 endgültig zum Problem werden</title>
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      <description><![CDATA[Der US CLOUD Act erlaubt amerikanischen Behörden Zugriff auf Daten weltweit — auch wenn sie auf EU-Servern liegen. Was das 2026 für deutsche Unternehmen bedeutet, und welche Alternativen praktisch funktionieren.]]></description>
      <pubDate>Sat, 23 May 2026 10:00:00 GMT</pubDate>
      <author>sascha.ladewig@aktenplatz.de (Sascha Ladewig)</author>
      <category>Compliance</category>
      <category>CLOUD Act</category>
      <category>DSGVO</category>
      <category>Souveränität</category>
      <category>US-Cloud</category>
      <category>Schrems II</category>
      <category>Microsoft Azure</category>
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      <title>DSGVO 2026: Was sich bei der Archivierung ändert</title>
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      <description><![CDATA[Ab 2026 kommen neue DSGVO-Anforderungen auf uns zu. Was das für Ihre Dokumentenarchivierung bedeutet.]]></description>
      <pubDate>Sat, 23 May 2026 09:00:00 GMT</pubDate>
      <author>sascha.ladewig@aktenplatz.de (Sascha Ladewig)</author>
      <category>Best Practices</category>
      <category>DSGVO</category>
      <category>Compliance</category>
      <category>Datenschutz</category>
      <category>Archivierung</category>
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      <title>KI im Büroalltag: Wie uns die Dokumentenerkennung wirklich hilft</title>
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      <description><![CDATA[KI klingt nach Zukunftsmusik. Aber bei der Dokumentenverwaltung ist sie schon längst angekommen - und macht das Leben leichter.]]></description>
      <pubDate>Wed, 20 May 2026 14:00:00 GMT</pubDate>
      <author>peter.wenzel@aktenplatz.de (Peter Wenzel)</author>
      <category>Digitalisierung</category>
      <category>KI</category>
      <category>Automatisierung</category>
      <category>Effizienz</category>
      <category>Dokumentenverwaltung</category>
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      <title>Vendor Lock-in im DMS-Markt: Wie Sie sich vor versteckten Abhängigkeiten schützen</title>
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      <description><![CDATA[Ein DMS ist eine Entscheidung für 5-10 Jahre. Die echten Kosten zeigen sich oft erst beim Wechselversuch. So erkennen und vermeiden Sie Vendor Lock-in beim DMS-Vertrag.]]></description>
      <pubDate>Wed, 20 May 2026 10:00:00 GMT</pubDate>
      <author>peter.wenzel@aktenplatz.de (Peter Wenzel)</author>
      <category>Best Practices</category>
      <category>Vendor Lock-in</category>
      <category>DMS-Auswahl</category>
      <category>Datenmigration</category>
      <category>Vertragsgestaltung</category>
      <category>Open Standards</category>
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      <title>Das papierlose Büro - endlich Realität?</title>
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      <description><![CDATA[Seit Jahren wird vom papierlosen Büro geredet. Wir haben es tatsächlich hinbekommen - und dabei einiges gelernt.]]></description>
      <pubDate>Mon, 18 May 2026 10:00:00 GMT</pubDate>
      <author>sascha.ladewig@aktenplatz.de (Sascha Ladewig)</author>
      <category>Digitalisierung</category>
      <category>Papierloses Büro</category>
      <category>Digitalisierung</category>
      <category>Erfahrungsbericht</category>
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      <title>Open Source bei Ausschreibungen im öffentlichen Dienst: Was Behörden 2026 wirklich verlangen müssen</title>
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      <description><![CDATA[Seit 2025 sind "Souveränitätskriterien" in vielen öffentlichen Ausschreibungen Pflicht. Was das konkret bedeutet, welche Open-Source-DMS in Frage kommen, und warum auch der private Mittelstand davon profitiert.]]></description>
      <pubDate>Sat, 16 May 2026 10:00:00 GMT</pubDate>
      <author>sascha.ladewig@aktenplatz.de (Sascha Ladewig)</author>
      <category>Digitalisierung</category>
      <category>Open Source</category>
      <category>Öffentliche Vergabe</category>
      <category>Souveränität</category>
      <category>ZenDiS</category>
      <category>OpenDesk</category>
      <category>Public Money Public Code</category>
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      <title>Homeoffice und Dokumentenzugriff: Was wirklich wichtig ist</title>
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      <description><![CDATA[Seit Corona ist Homeoffice normal. Aber der Zugriff auf Dokumente ist oft noch ein Problem.]]></description>
      <pubDate>Fri, 15 May 2026 11:00:00 GMT</pubDate>
      <author>peter.wenzel@aktenplatz.de (Peter Wenzel)</author>
      <category>Remote Work</category>
      <category>Homeoffice</category>
      <category>Cloud</category>
      <category>Dokumentenzugriff</category>
      <category>Remote Work</category>
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      <title>Migration weg von SharePoint: Lessons learned aus 12 Projekten in 2025</title>
      <link>https://aktenplatz.de/blog/sharepoint-migration-lessons-learned-2025</link>
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      <description><![CDATA[Im letzten Jahr haben wir 12 SharePoint-Migrationen begleitet — vom 25-Personen-Steuerbüro bis zum 600-Personen-Maschinenbauer. Was funktioniert, was scheitert, und wie lange es wirklich dauert.]]></description>
      <pubDate>Wed, 13 May 2026 10:00:00 GMT</pubDate>
      <author>peter.wenzel@aktenplatz.de (Peter Wenzel)</author>
      <category>Best Practices</category>
      <category>SharePoint</category>
      <category>Migration</category>
      <category>Microsoft 365</category>
      <category>Workflow</category>
      <category>PowerApps</category>
      <category>Datenmigration</category>
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      <title>GoBD - Was bedeutet das eigentlich wirklich?</title>
      <link>https://aktenplatz.de/blog/gobd-was-bedeutet-das-wirklich</link>
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      <description><![CDATA[GoBD klingt kompliziert. Ist es aber nicht. Ein Versuch, das Ganze mal in normaler Sprache zu erklären.]]></description>
      <pubDate>Tue, 12 May 2026 08:00:00 GMT</pubDate>
      <author>sascha.ladewig@aktenplatz.de (Sascha Ladewig)</author>
      <category>Compliance</category>
      <category>GoBD</category>
      <category>Compliance</category>
      <category>Buchhaltung</category>
      <category>Betriebsprüfung</category>
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      <title>Aktenplatz auf Hetzner Cloud: Warum wir uns gegen AWS, Azure und Google Cloud entschieden haben</title>
      <link>https://aktenplatz.de/blog/aktenplatz-hetzner-cloud-souveraen</link>
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      <description><![CDATA[Eine technische Entscheidung mit politischer Komponente: Warum wir die gesamte Aktenplatz-Infrastruktur bei Hetzner in Deutschland betreiben — und was das für unsere Kunden bedeutet.]]></description>
      <pubDate>Sat, 09 May 2026 10:00:00 GMT</pubDate>
      <author>sascha.ladewig@aktenplatz.de (Sascha Ladewig)</author>
      <category>Unternehmen</category>
      <category>Hetzner</category>
      <category>Cloud-Architektur</category>
      <category>Souveränität</category>
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