Der Modulpreis
Das Grundpaket wirkt günstig, weil Workflow, Buchhaltungsschnittstelle und Portal einzeln bepreist sind.
So prüfen Sie es: Preisliste aller Module verlangen, nicht nur das Angebot für Ihren Umfang.
Kostenwahrheit
Was Ihr DMS wirklich kostet
Ein Posten steht im Angebot. Die anderen vier stehen woanders.
Lizenz
steht im Angebot
Module
Preisliste auf Anfrage
Wartungsanpassung
Klausel im Vertrag
Dienstleistung
kommt pro Vorgang
Export
meist nirgends
Ohne Beträge: Wie sich die Posten zueinander verhalten, hängt vom Einzelfall ab. Die Grafik zeigt, welcher belegt ist.
Kommt Ihnen davon etwas bekannt vor?
Zwei Häkchen genügen: Dann zahlen Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit mehr als das, was in Ihrem Angebot stand.
- Sie können nicht auf Anhieb sagen, was Ihr DMS dieses Jahr insgesamt gekostet hat.
- Für eine Kleinigkeit kam eine Rechnung.
- Der Preis einer Zusatzfunktion stand nicht im Vertrag, sondern kam auf Anfrage.
- Die Wartungspauschale ist gestiegen, die Nutzung nicht.
- Was ein vollständiger Datenexport kostet, wissen Sie nicht.
- Zwischen Ihnen und dem Hersteller sitzt ein Systemhaus.
Vier Mechanismen, an denen es teuer wird
Keiner davon ist unseriös, alle vier sind branchenüblich — und vor der Unterschrift erkennbar.
Die Anpassungsklausel
Wartungsentgelte hängen oft an einem Index. Einzeln unauffällig, über zehn Jahre eine andere Kalkulation.
So prüfen Sie es: Im Vertrag nach „Anpassung", „Index" und „Verbraucherpreisindex" suchen.
Die Dienstleistungsrechnung
Wo der Vertrieb über Partner läuft, ist Beratung das Geschäft. Ein zusätzliches Feld wird zur Rechnungsposition.
So prüfen Sie es: Dienstleistungsrechnungen eines Jahres addieren und durch die Lizenzkosten teilen.
Der Ausstiegspreis
Was ein Vollexport kostet, steht in vielen Verträgen nicht. Folgenlos, solange Sie bleiben — es bestimmt Ihre Verhandlungsposition.
So prüfen Sie es: Schriftlich nach Format, Frist und Kosten eines Vollexports fragen.
Ohne Modulkatalog
Alle Anbindungen sind schon da
Es gibt keine Modulpreisliste, weil es keine Module gibt. Was Sie hier sehen, ist in jedem Konto enthalten.
- DATEV, Lexware, sevDesk
- Nextcloud, SharePoint, OneDrive
- DocuSign, VTiger, eigene SOAP-Dienste
Kein Speicher-Lock-in
Der Speicher darf Ihnen gehören
500 GB sind enthalten. Wer will, hängt stattdessen einen eigenen S3-kompatiblen Speicher an — mit eigener URL, eigenen Zugangsdaten, eigenem Bucket.
- Eigener S3-Speicher möglich
- Versionierung inklusive
- Object Lock für das revisionssichere Archiv
Rechnen Sie einmal nach, was Sie tatsächlich zahlen
Vier Zahlen aus Ihrer Buchhaltung, über zwölf Monate. Die meisten haben diese Summe noch nie gebildet.
01
Lizenz- und Wartungsentgelte der letzten zwölf Monate
Inklusive aller Module, auch der selten genutzten.
02
Summe aller Dienstleistungsrechnungen im selben Zeitraum
Einrichtung, Änderungen, Schulungen, Tickets über den Vertrag hinaus.
03
Interne Zeit für Ablage, Suche und Nachfragen
Minuten pro Tag × Personen × 220 Arbeitstage × Stundensatz.
04
Was ein Vollexport kosten würde
Steht meist in keinem Dokument — genau das ist die Antwort auf die Frage nach Ihrer Verhandlungsposition.
Summe
Wir nennen hier bewusst keine Prozentzahl aus einer Studie. Ihre eigene Zahl ist belastbarer — und intern nicht wegzudiskutieren.
Was in den nächsten sechs bis zwölf Monaten passiert
Auch dann, wenn Sie nichts entscheiden. Nichtstun ist ebenfalls eine Entscheidung — sie wird nur nicht protokolliert.
Die nächste Verlängerung greift
Steigt das Entgelt zum Stichtag und die Frist ist verpasst, verlängert sich der Vertrag zu den neuen Konditionen.
Der Bedarf wächst über den gebuchten Umfang hinaus
Ein Standort, eine Schnittstelle, mehr Speicher — verhandelt aus der schwächeren Position.
Die Abhängigkeit vertieft sich
Mehr Dokumente, mehr laufende Fristen. Der Preis eines späteren Wechsels steigt unabhängig von jeder Preisliste.
Und was es mit Ihnen macht
Der Teil, der in keinem Angebot steht, weil er sich nicht beziffern lässt.
Sie erklären eine Rechnung, die Sie selbst nicht vollständig nachvollziehen können.
Sie rufen beim Systemhaus an — und vertreten die Wartezeit intern.
Sie haben den Vertrag nicht abgeschlossen, verantworten ihn aber im Alltag.
Sie schieben die Frage seit zwei Jahren vor sich her und wissen, dass sie größer wird.
Warum das Thema nicht liegen bleiben sollte
Die Frist entscheidet, nicht der Preis.
Verträge verlängern sich stillschweigend. Wer das Laufzeitende verpasst, entscheidet erst im übernächsten Jahr.
Anpassungsklauseln wirken kumulativ.
Drei Prozent klingen nach wenig. Über zehn Jahre ist es ein Drittel mehr, bei unveränderter Nutzung.
Der Bestand wächst weiter.
Migration und Export werden jedes Jahr aufwendiger — bei welchem Anbieter auch immer.
Wie wir es halten
360 €
pro Nutzer / Jahr, aktive Bearbeiter
500 GB inklusive
Keine Einrichtungsgebühr
Portalnutzer kostenfrei
Preis steht öffentlich
Keine Module
Es gibt keinen Modulkatalog, weil es keine Module gibt.
Keine Ticketpflicht
Aktenstruktur, Felder und Rechte ändern Sie selbst. Unterstützung läuft über Prepaid-Guthaben.
Export jederzeit
In offenen Standardformaten, ohne Zusatzkosten.
Diese Fragen gelten für jeden Anbieter
Modulpreise, Anpassungsklauseln und Exportkosten sind branchenüblich, kein Merkmal eines bestimmten Herstellers. Stellen Sie die drei Fragen überall gleich — bei DocuWare, ELO, d.velop, SharePoint und ebenso bei uns.