01
Eingabe
Woher kommt die Information?
Post, Mailpostfach, Portal, Zuruf im Flur. Was hier ungeordnet hereinkommt, muss später jemand sortieren — meist mehrfach.
Verlust: Dokumente liegen in persönlichen Postfächern und sind für andere unsichtbar.
Wirtschaftlichkeit
Ihre teuerste Ablage ist die im Kopf
Was nur eine Person weiß, kostet Sie jeden Tag Zeit — und einmal richtig viel Geld, wenn diese Person geht.
Einsparung
Suchzeit, Rückfragen, Doppelarbeit, Nacharbeit nach Fehlern, Aufwand für Prüfungen.
Nutzen
Vertretung ohne Übergabe, Einarbeitung in Tagen statt Wochen, Wissen bleibt im Haus.
Ihre Investition
360 €
pro Nutzer / Jahr, pro aktivem Bearbeiter
Der untere Betrag steht in Ihrem Vertrag. Die oberen beiden stehen nirgends — deshalb werden sie selten gegengerechnet.
Im Video
Auf YouTube ansehen Dieselbe Rechnung, einmal durchgesprochen
Kapitel
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Jede Information läuft durch drei Stationen
Eingabe, Verarbeitung, Ausgabe. Verloren geht nichts in den Stationen selbst — sondern an den Übergängen dazwischen.
02
Verarbeitung
Wer macht was damit?
Prüfen, zuordnen, freigeben, weiterleiten. Ohne feste Zuständigkeit entsteht der Satz „Ich dachte, das machst du".
Verlust: Rückfragen, Doppelarbeit und Vorgänge, die zwischen zwei Zuständigkeiten liegen bleiben.
03
Ausgabe
Wer braucht das Ergebnis?
Kollege, Mandant, Prüfer, Nachfolger. Wenn das Ergebnis nur im Kopf oder im eigenen Ordner landet, beginnt die Suche von vorn.
Verlust: Wissen bleibt an Personen gebunden statt am Vorgang.
Wie gut sind Ihre Informationsflüsse?
Sechs Merkmale entscheiden darüber, ob eine Information ankommt oder Arbeit erzeugt. Vergeben Sie 0 bis 5 — die Form zeigt, wo es klemmt.
Ursprung
Ist erkennbar, woher eine Information stammt?
Lieferant
Ist klar, wer sie liefern muss — und bis wann?
Qualität
Kommt sie vollständig und verwendbar an?
Empfänger
Weiß der Empfänger, dass sie für ihn bestimmt ist?
Menge
Ist es die nötige Menge — nicht zu viel, nicht zu wenig?
Zweck
Ist erkennbar, wofür sie gebraucht wird?
Noch ist nichts eingetragen. Vergeben Sie die Werte ehrlich — die Delle zeigt, wo die Rückfragen entstehen, die niemand als Kosten verbucht.
Was ein Weggang kostet
Drei Posten. Die ersten beiden stehen irgendwann auf einer Rechnung. Der dritte nie.
01
Suche
Anzeige, Auswahlgespräche, im Zweifel Vermittlungshonorar. Dazu die Zeit derjenigen, die auswählen.
02
Einarbeitung
Wochen bis zur vollen Leistung — und die Zeit der Kolleginnen und Kollegen, die begleiten.
03
Wissen, das nicht zurückkommt
Der Teil, der nie aufgeschrieben war: Absprachen, Einschätzungen, „bei diesem Kunden machen wir das so".
Nur der dritte Posten lässt sich vorher beeinflussen. Faustregeln aus der Personalarbeit setzen ihn bei rund einem Drittel des Spezialwissens an. Ob es bei Ihnen mehr oder weniger ist, hängt an einer einzigen Frage: Wie viel davon hängt am Vorgang — und wie viel an der Person?
Ein Dokumentenmanagement verhindert keinen Weggang. Es verschiebt nur die Grenze zwischen dem, was bleibt, und dem, was mitgeht.
Sechs Angaben, und die Rückfrage entfällt
Ein Auftrag ist erst vollständig, wenn diese sechs Punkte geklärt sind. Fehlt einer, kostet er zwei Personen Zeit: die eine fragt, die andere antwortet.
01
Wer
Namentlich, nicht „das Team"
02
Was
Die Aufgabe in einem Satz
03
Welches Ergebnis
Woran man erkennt, dass es fertig ist
04
Welche Mittel
Unterlagen, Zugriff, Budget
05
Bis wann
Ein Datum, keine Priorität
06
Wie lang
Der geschätzte Aufwand
Und die Empfangsbestätigung
Ein Auftrag gilt nicht als erteilt, weil er gesendet wurde, sondern weil jemand ihn angenommen hat. Ohne diesen Schritt bleibt offen, wer gerade zuständig ist.
Was Aktenplatz dabei übernimmt
Der Vorgang trägt das Wissen
Schriftverkehr, Aufgaben, Fristen und Entscheidungen hängen an der Akte — nicht am Postfach einer Person.
Vertretung ohne Übergabe
Wer einspringt, sieht denselben Stand. Rechte werden umgestellt, nicht Wissen übertragen.
Aufgaben mit Datum statt Zuruf
Zuständigkeit, Frist und geschätzter Aufwand stehen am Vorgang. Erledigt ist, was quittiert wurde.
Nachvollziehbar ohne Nachfragen
Wer wann was geändert hat, steht im Protokoll — das erspart die Rekonstruktion aus Erinnerung.